Information om hur HSB behandlar Kandidaters personuppgifter
Publiceringsdatum: 2025-11-18
Bakgrund
HSB är Sveriges ledande boendeaktör, som strävar efter att förbättra boendet för våra nuvarande och framtida medlemmar. Detta gör vi genom att bygga nya bostads- och hyresrätter, utveckla och förvalta befintliga boenden och erbjuda bosparande som öppnar dörrar till ett eget hem. Vi drivs inte av kortsiktig vinst, utan av våra medlemmars intressen.
Det är den rekryterande verksamheten som är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. Personuppgifter delas mellan berörda HSB-parter samt andra intressenter enbart i administration, rekryterings- och kandidatdatabassyften.
Denna informationstext syftar till att förklara hur respektive part i egenskap av personuppgiftsansvarig, behandlar dina personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och Rådets Förordning 2016/679 av den 27 april 2016 (”Dataskyddsförordningen”). Informationen gäller för dig som är kandidat, använder vår connect funktion eller deltar i vår rekryteringsprocess för att hitta nya medarbetare.
Med HSB i denna text och i vår rekryteringsannons menar vi en av de definierade rekryterande organisationerna nedan:
- HSB Bostad AB
- HSB Finansstöd AB
- HSB Göteborg
- HSB Landskrona
- HSB Malmö
- HSB Mellersta Götaland
- HSB MälarDalarna
- HSB Mölndal
- HSB Norra Götaland
- HSB Norr
- HSB ProjektPartner AB
- HSB Riksförbund ekonomisk förening
- HSB Skåne
- HSB Stockholm
- HSB Södermanland
- HSB Södertälje
- HSB Södertörn
- HSB Södra Norrland
- HSB Uppsala
- HSB Värmland
- HSB Östergötland
- HSB Östra
Med ”registrerad”, ”registrerade”, ”kategori av registrerade” eller ”du” avses de kandidater eller användare vars personuppgifter behandlas.
Om du har några frågor kring hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna enligt avsnitt 7.
Allmänt om hur vi behandlar dina personuppgifter
När HSB samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter sker det alltid på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt, och endast i den mån det bedöms nödvändigt för processen. Vi ska konsekvent behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är vi mycket noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.
I flera fall där vi begär in personuppgifter gör vi detta för att kunna uppfylla lagstadgade krav, hitta bäst lämpade kandidater eller för att kunna ingå avtal med dig. Om du som registrerad inte tillhandahåller de uppgifter vi begär kan det, i vissa fall, leda till att vi inte kan ingå ett avtal med dig eller fullgöra våra förpliktelser.
Nedan finner du de olika kategorierna av registrerade för vilka vi behandlar personuppgifter. I anslutning till respektive kategori anges vilka personuppgifter som behandlas, varifrån uppgifterna inhämtas, till vilka parter uppgifterna delas, ändamålen med behandlingarna, den lagliga grunden för behandlingarna samt lagringsperioden.
Kandidater vid ansökan till en tjänst
Vilka kategorier av registrerade är aktuella?
Inom ramen för rekrytering till annonserade positioner behandlas personuppgifter avseende de personer (kandidater) som söker till den annonserade tjänsten.
3.1 Ändamål: Säkerställa kompetens mot de ställda kompetenskraven för den annonserade och sökta tjänsten och inhämta kandidatinformationen
Laglig grund: Intresseavvägning
Personuppgifter som behandlas: CV, svar på frågor om kvalifikationer, adress, bild, telefonnummer, e-postadress, namn, personligt brev antingen i fil eller skriv-format.
Källa: Personen själv.
3.2 Ändamål: Utvärdering av kandidater utifrån den sökta tjänsten
Laglig grund: Intresseavvägning
Personuppgifter som behandlas: resultat från tester, anteckningar, kompetenskontroll, referenser och bedömningar.
Källa: Personuppgifterna inhämtas från den registrerade själv. HSB inhämtar även personuppgifter via referenser.
3.3 Ändamål: Kommunikation
Laglig grund: Samtycke
Personuppgifter som behandlas: namn, telefonnummer, e-postadress, innehåll i korrespondens.
Källa: Den registrerade själv, svarande på HSB.
3.4 Ändamål: Erbjudande av anställning
Laglig grund: Avtal
Personuppgifter som behandlas: Signatur, namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, befattning, avtalsinnehåll.
Källa: Den registrerade.
3.5 Vid anställning hos HSB Finansstöd eller tillståndspliktig verksamhet
3.6 Ändamål: Lämplighetsprövning för den specifika tjänsten
Laglig grund: Allmänt intresse, rättslig förpliktelse
Personuppgifter som behandlas: Uppgifter om lagöverträdelse, folkbokföringsadress, betalningsanmärkning, årsdeklaration, utmätning, skuldsaldo, skuldsanering, finansiell status, samt annan relevant information för lämplighetsprövning som behövs för den annonserade sökta tjänsten.
Källa: Samarbetspartner, myndighet, den registrerade.
Gemensam information avseende behandlingar som gäller samtliga ovan angivna ändamål under avsnitt 3.1 -3.4
I vissa rekryterings- och tillsättningsprocesser kan det bli aktuellt att genomföra en bakgrundskontroll av slutkandidaten. Information som framgår av bakgrundskontrollen beror på kontrollens omfattning. De mest grundläggande bakgrundskontrollerna innehåller bland annat information om ekonomi, juridiska förekomster och bolagsengagemang. Mer djupgående kontroller kan exempelvis inkludera verifiering av tidigare utbildningar och arbetsgivare, kontroll av körkortsinnehav eller synlighet och aktivitet i sociala medier.
Vilka kategorier och typer av uppgifter som kontrolleras i respektive nivå av kontroll framgår i den information du som kandidat får och typen av sökt tjänst. Det kommer alltid att markeras i den annonserade positionen om en bakgrundskontroll kan komma att genomföras.
Vem delar vi dina personuppgifter med?
De som kommer i kontakt med personuppgifterna är främst aktörer som administrerar personal, rekryterar till våra annonserade tjänster eller på annat vis berörs av rekryteringen samt våra samarbetspartners.
Information som delas i system är tillgänglig för systemleverantörer som agerar som personuppgiftsbiträden. Vi ingår alltid personuppgiftsbiträdesavtal med våra personuppgiftsbiträden.
Hur länge lagras personuppgifterna?
Personuppgifterna bevaras längre tid än nödvändigt, vilket generellt är upp till 12 månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Det kan dock vara nödvändigt för oss att spara personuppgifter under en längre period för att uppfylla rättsliga förpliktelser eller försvara rättsliga anspråk.
Deltagande i HSB:s jobbdatabas
Vilka kategorier av registrerade är aktuella?
Deltagare och samtyckande personer i HSB:s kandidatdatabas, framtida kandidater till tjänster.
4.1 Ändamål: Behållande av kandidatprofil för framtida jobberbjudanden
Laglig grund: Samtycke
Personuppgifter som behandlas: CV, adress, telefonnummer, e-postadress, namn, personligt brev antingen i fil eller skriv-format, bild, innehåll i kandidatprofilen.
Källa: Den registrerade
Vem delar vi dina personuppgifter med?
De som kommer i kontakt med personuppgifterna är främst aktörer inom HSB och våra samarbetspartners samt personuppgiftsbiträden.
Hur länge lagras personuppgifterna?
Personuppgifterna ska inte bevaras längre tid än nödvändigt, vilket är 12 månader efter att samtycke har givits om inte detta förnyas. Det kan dock vara nödvändigt för HSB att spara personuppgifterna under en längre period efter varje ansökan i enligt med avsnitt 3.
5. Särskilt om känsliga personuppgifter
Med känsliga personuppgifter avses sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska eller biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.
Vi behöver inte behandla känsliga personuppgifter inom ramen för rekryteringen, men det kan förekomma känsliga personuppgifter om kandidaten själv skickar det på eget bevåg. HSB behandlar dock aldrig känsliga personuppgifter utan att det föreligger stöd enligt artikel 9 i Dataskyddsförordningen. Sådant stöd är då för att uppfylla rättsliga förpliktelser, bevara vår rättsliga intressen eller om den registrerade uttryckligen har lämnat sitt samtycke till behandlingen.
Vid varje behandling av känsliga personuppgifter vidtar vi alltid lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dessa personuppgifter. Personuppgifterna är aldrig tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt.
6.1 Utlämning av personuppgifter till extern part och/eller personuppgiftsbiträde
Vi kan behöva dela personuppgifter med myndigheter på grund av rättsliga förpliktelser, eller med andra relevanta parter/ kategorier av parter såsom våra samarbetspartners (rekryteringsfirmor, kontrollföretag, myndigheter, testleverantörer), andra HSB-aktörer, referenser eller biträden som behandlar personuppgifter åt oss. Vi säkerställer alltid att vi följer gällande lagstiftning när vi delar personuppgifter, exempelvis att vi har laglig grund.
För att säkerställa att dina personuppgifter behandlas tryggt och säkert har vi som rutin att upprätta personuppgiftsbiträdesavtal med varje personuppgiftsbiträde som behandlar personuppgifter för vår räkning i enlighet med lagkrav.
Dessa avtal specificerar alltid föremålet för behandlingen, behandlingens varaktighet, art och ändamål, typen av personuppgifter och kategorier av registrerade, våra skyldigheter som personuppgiftsansvarig samt de skyldigheter vi ålägger anlitade personuppgiftsbiträden. Vidare ger HSB alltid dokumenterade instruktioner som personuppgiftsbiträdet är skyldigt att följa.
6.2 Om överföring av personuppgifter till tredjeland
All behandling av personuppgifter sker inom EU/EES. Ingen identifierad överföring av personuppgifter sker till ett tredjeland utanför EU/EES.
6.3 Säkerhet
HSB värnar om din integritet och om en god hantering av dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen och andra tillämpliga regelverk.
HSB vidtar alltid lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder som följer gällande regler för datasäkerhet. Samtliga inom HSB som har tillgång till dina personuppgifter omfattas av sekretessförbindelser och följer fastställda säkerhetspolicys- och rutiner för att säkerställa dataintegritet och konfidentialitet.
Vi använder flera olika säkerhetsåtgärder, inklusive kryptering och autentiseringsverktyg, för att skydda dina personuppgifter. Dessa åtgärder syftar till att säkerställa att dina uppgifter förblir säkra, skyddade mot obehörig åtkomst, inte ändras och är tillgängliga vid behov.
Om vi har tillhandahållit dig ett lösenord (eller om du själv valt ett) för att få tillgång till vissa delar av vår portal som vi erbjuder, är du ansvarig för att hålla lösenordet säkert. Detta inkluderar att följa samtliga säkerhetsprocedurer som vi har meddelat dig. Vi uppmanar dig att aldrig dela ditt lösenord med någon annan.
Våra leverantörer och samarbetspartners som agerar som personuppgiftsbiträden är skyldiga att följa våra fastställda instruktioner gällande säkerheten kring dina personuppgifter.
Vi har även organisatoriska säkerhetsåtgärder på plats för att skydda dina personuppgifter, exempelvis rutiner, policys och riktlinjer.
Information om dina rättigheter
Enligt Dataskyddsförordningen har du som registrerad flera rättigheter gentemot oss som personuppgiftsansvariga. Som registrerad har du generellt nedanstående rättigheter:
- Rätt till kostnadsfri, tillgänglig och tydlig information om och när personuppgifter behandlas (rätt till information).
- Rätt till en kopia av uppgifterna som behandlas (rätt till tillgång).
- Rätt att få felaktiga uppgifter rättade (rätt till rättelse).
- Rätt att få personuppgifter raderade (rätt till radering).
- Rätt att få behandlingen av personuppgifterna begränsad (rätt till begränsning av behandling).
- Rätt att invända mot personuppgiftsbehandlingen (rätt att göra invändningar).
- Rätt att få ut och använda personuppgifter på annat håll (rätt till dataportabilitet).
- Rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på någon form av automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering, om beslutet kan ha rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig (automatiserade beslut).
Det kan vara bra att veta att rättigheterna kommer med vissa undantag. Har du frågor eller funderingar kan du läsa mer på tillsynsmyndighetens webbplats via länken här, eller kontakta oss genom kontaktuppgifterna nedan.
Kontaktuppgifter och möjlighet att lämna in klagomål
Du kan alltid kontakta HSB på jobb@hsb.se du har någon fråga eller vill utöva någon av dina rättigheter.
Du kan även kontakta HSBs dataskyddsombud om du har frågor, synpunkter eller vill utöva någon av dina rättigheter. Du når dataskyddsombuden på dataskyddsombud@hsb.se.
Om du önskar specifik information om hur vi behandlar dina personuppgifter (till exempel genom att begära ett registerutdrag) kan vi behöva verifiera din identitet. Detta innebär att vi i vissa fall kan begära att du tillhandahåller någon form av giltig identifikation.
Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten. Här
kan du läsa mer om hur du skickar in ett klagomål. Du kan även kontakta myndigheten om du har frågor, på telefonnummer 08-657 61 00 eller e-postadress imy@imy.se.
Ändring av denna informationstext
Vår rekryteringsprocess och personuppgiftshantering utvecklas löpande. Vi kommer att göra vårt bästa för att hålla denna Integritetspolicy uppdaterad och tillgänglig för dig här. Vi förbehåller oss rätten att uppdatera och ändra denna information vid var tid när sådant sker och bedöms nödvändigt av oss.
